Choisir entre une alerte et une newsletter en fonction de vos besoins
Toutes les éditions d'une newsletter restent sauvegardées et consultables sur les différentes plateformes de Cikisi (WMT, Readers Portal) en fonction des droits des utilisateurs.
Chaque newsletter peut également posséder une édition publique "en ligne", consultable par n'importe quel internaute sans authentification.
Même si Cikisi recommande l'emploi du format par défaut (HTML) pour des raisons de rendu et de compatibilité, il est également possible d'imprimer une édition au format PDF et d'envoyer celle-ci sous ce format (fichier attaché à l'email).
En ce qui concerne les différentes notifications des alertes, celles-ci ne sont par contre consultables que par u'au sein d'un service de messagerie, limitant de facto leur visibilité et leur utilisation dans le temps.
Les alertes peuvent être mises aux couleurs de votre organisation (logo/en-tête, message d'introduction, couleurs des sections et polices, pied de page) mais par contre le modèle est défini.
En ce qui concerne les newsletters, vous avez la possibilité de créer librement votre modèle en insérant des sections d'articles mais aussi des images, espaces vides et zones de textes.
Il n'est pas possible d'éditer une notification d'une alerte avant son expédition afin d'en modifier le contenu alors que c'est possible pour l'édition d'une newsletter.
L'édition peut être modifiée tant au niveau de son modèle avec l'ajout d'une section temporaire (exemple : "Enquête de satisfaction", "Joyeuses Fêtes") qu'au niveau des articles eux-mêmes.
Ainsi, il est possible de modifier l'ordre d'affichage des articles, de supprimer des articles ou d'en modifier leur contenu (titre, description, image).
Contrairement à l'alerte, l'édition d'une newsletter ne peut être expédiée sans intervention humaine.
L'édition est envoyée vers des destinataires après que son créateur ou un de ses contributeurs ait sollicité l'envoi immédiat (Send Now) ou programmé son envoi (Schedule).
Si vous ne possédez personne au sein de votre organisation pour gérer votre newsletter, il est préférable de fonctionner avec des alertes liées à des Collections.
En conclusion, l'édition d'une newsletter est généralement un produit plus personnalisé et de plus haute qualité qu'une notification d'une alerte.
Elle demande néanmoins un peu plus de temps à être produite et c'est la raison pour laquelle les éditions sont généralement hebdomadaires ou mensuelles alors que les alertes peuvent posséder des fréquences de notifications plus élevées.
En général, les grandes organisations fonctionnent à la fois avec les alertes et les newsletters.
Etape 1 - Créer une nouvelle newsletter
Dans le menu de gauche, sélectionnez Newsletters afin d'accéder à la table des newsletters déjà créées.
Créer une nouvelle newsletter à l'aide du bouton bleu + dénommé "New Newsletter".
Dans le formulaire de création, il faut tout d'abord dénommer correctement la newsletter - le nom de la newsletter sera employé au sein du sujet des emails envoyés aux destinataires (exemple : Veille concurrentielle).
Vous pouvez également définir l'alias qui sera utilisé pour envoyer les différentes éditions de la newsletter.
L'adresse email restera celle du service d'envoi de Cikisi mais, grâce à l'utilisation de l'alias, l'expéditeur pourra apparaître comme faisant partie de votre organisation (exemple d'alias : Marketing Michelin).
Si vous ne définissez pas d'alias pour la newsletter, le nom de votre compte client sera employé par défaut (exemple : Michelin).
Si souhaitable, vous pouvez restreindre l'accès aux éditions de cette newsletter à certains groupes d'utilisateurs. Il vous est aussi possible de définir quels seront les utilisateurs qui contribueront à la réalisation des éditions.
Outre le créateur de la newsletter, ces utilisateurs pourront également avoir accès aux éditions non encore publiées (dont le bouton "published" n'est pas cochées) et modifier celles-ci.
C'est une option utile pour s'assurer la continuité du service en cas d'absence du créateur.
Ensuite, il est important de définir quels seront les destinataires (subscribers) de la newsletter.
Enfin, si vous possédez un portail de lecteurs (Readers Portal) lié à votre compte client, vous pouvez définir les règles d'interaction avec celui-ci (visibilité, image illustrative, collaborativité).
Dans le cas où vous avez plusieurs newsletters à créer avec des configurations similaires, vous pouvez vous aider de la fonction "dupliquer cette newsletter" disponible au sein de la table des newsletters.
Etape 2 - Créer son modèle d'édition
Créer votre modèle d'édition à l'aide du modèle de création permettant tout d'abord d'ajouter des blocs horizontaux au modèle (ADD ROW).
Chaque bloc pouvant être au besoin scindé verticalement en deux parties (de largeurs différentes).
Au sein de chaque partie verticale d'un bloc, on peut faire glisser un type de contenu (en-tête, articles, image, texte, espacement, pied de page).
Il est recommandé de n'utiliser qu'un seul type de contenu par partie verticale d'un bloc afin de maximaliser la flexibilité et éviter les problèmes de rendu.
N'oubliez pas de définir une couleur d'arrière-plan pour votre bloc afin d'éviter des parties de votre modèle sans arrière-plan coloré.
A priori il s'agit de la même couleur d'arrière-plan que celle des contenus insérés au sein du bloc.
Si toutes les types de contenu "articles" d'une édition sont relatifs à la même période de temps, ce qui est souvent le cas, nous vous recommandons d'utiliser l'option "Use Global".
Vous n'aurez pas ainsi à compléter tous les champs "from...to..." dans toutes les sections de chaque édition.
En insérant des images, pensez à limiter au maximum la taille de celle-ci afin de rendre fluide et rapide l'affichage de votre édition au sein des messageries de vos destinataires.
Nous vous conseillons ensuite de nommer cette édition "Edition vide" ("Empty Template") avant de la sauvegarder.
Etape 3 - Produire une édition
A chaque fois que vous souhaitez réaliser une nouvelle édition, il vous suffit de démarrer en dupliquant l'édition vide vous servant de modèle.
Une fois l'édition vide dupliquée, vous devez la nommer correctement en utilisant de préférence un numéro ou une référence à une période (N°20, Semaine 12 : 2022, Janvier 2022).
Le nom de l'édition succèdera au nom de la newsletter au sein du sujet de l'email généré par Cikisi.
Exemple: Veille concurrentielle - Janvier 2022
Ensuite, il est nécessaire de modifier les dates relatives à votre nouvelle édition (from... to...) et de sélectionner "Update items" afin de peupler l'édition d'articles.
Modifier les articles
Les articles apparaissant dans les contenus de type "articles" peuvent être modifiés.
Cependant, il est souvent préférable d'améliorer l'article en lui-même à l'aide de la fonction "Improve item". En effet, ces améliorations seront ensuite visibles partout, au sein de Cikisi WMT, du portail des lecteurs, des autres alertes ou newsletters.
Pour ouvrir un article depuis l'aperçu d'une édition, cliquez sur son titre en maintenant enfoncée la touche SHIFT.
Si vous ne souhaitez opérer des modifications qu'au sein de l'édition en cours, vous pouvez le faire en sélectionnant "Edit" dans la liste de gauche.
Le titre, la description, l'image et la date de publication peuvent ensuite être remplacés.
Il s'agit d'une option intéressante lorsque l'on souhaite raccourcir le titre ou mettre en avant un passage précis du contenu dans la description.
L'ordre d'affichages des articles peut être modifié par simple "glisser-déposer" (drag & drop) au sein de la liste de gauche.
Enfin, vous pouvez également supprimer des articles de l'édition.
Une édition est une photographie à un instant donné de vos collections/recherches associées
Le créateur et les contributeurs de la newsletter travaillent toujours sur une version figée de l'édition.
Cela signifie que des nouveaux articles ne vont pas apparaître automatiquement dans cette édition, permettant ainsi de garder le contrôle total sur le rendu final de l'édition.
Si vous souhaitez re-peupler une section de l'édition avec des articles nouvellement apparus dans vos collections/recherches, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Update items".
Cette opération permettra l'ajout des nouveaux articles mais conservera tout le travail que vous aviez déjà réalisé.
C'est à dire que les modifications apportées sur le titre, la description ou l'image des articles seront conservées.
De même, les articles que vous aurez supprimés resteront définitivement supprimés de l'édition (attention donc en confirmant votre choix de suppression).
A noter qu'en re-peuplant une section d'articles, l'ordre d'affichage pourrait être modifié car Cikisi utilise à nouveau l'option de tri chronologique par défaut.
Si une section d'articles est vide et que vous ne souhaitez pas la voir apparaître dans l'édition, effacer simplement celle-ci. Ceci n'affectera en rien les futures éditions créées à partir du modèle (complet).
Première édition? Quelques précautions à prendre une semaine avant l'envoi massif
S'il s'agit de votre première édition, nous vous recommandons avant l'envoi vers les destinataires de tester le rendu du modèle.
En effet, en fonction du service de messagerie en utilisation au sein de votre organisation, des problèmes de compatibilité peuvent survenir (principalement avec les anciennes versions de MS Outlook qui t'interprètent pas correctement le CSS).
Dans un tel cas, notre équipe vous aidera à réaliser un modèle compatible.
L'envoi de cette édition test vous permettra également de vérifier que l'édition n'est pas classée automatiquement dans vos "indésirables" par votre messagerie.
Il est également souhaitable de faire suivre cette édition test à votre département IT afin qu'il s'assure d'autoriser l'adresse email utilisée par Cikisi ("whitelisting").
Tous ces contrôles peuvent prendre plusieurs jours et il est donc recommandé de prévoir ceux-ci une semaine avant l'envoi de la newsletter.
Une fois l'édition prête à être partagée, cochez la case "Published".
Etape 4 - Partager une édition
Partager par email
S'il s'agit de votre première édition, nous vous recommandons avant l'envoi vers tous vos destinataires de procéder à un test d'envoi vers votre propre boîte email à l'aide de l'option SEND NOW.
Ensuite, si le rendu est fidèle à vos attentes, vous pouvez soit :
Veuillez noter qu'une édition peut être envoyée plusieurs fois à différents groupes, utilisateurs ou emails non enregistrés au sein de Cikisi.
Afin de connaître les détails des notifications exécutées pour une édition (quand, à qui, sous quel format), cliquez en bas à droite de l'interface sur le bouton "Show sent jobs".
Partage au sein de Cikisi WMT
Une édition est consultable par tous les utilisateurs Cikisi WMT (Admin, Explorer, Analysts) en ayant les droits d'accès dès lors que celle-ci est en mode "Published".
Partager au sein du portail des lecteurs
Le partage de l'édition est automatique dès lors que l'option "Show in Readers Portal" est activée pour la newsletter et que l'option "Published" est sélectionnée pour l'édition.
Rendre publique une édition d'une newsletter
Chaque newsletter peut posséder une édition "en ligne" et être donc publique.
Par publique cela signifie que toute personne possédant le lien d'accès (URL) pourra la consulter sans avoir à s'authentifier. Rendre une édition "en ligne" n'est pas moins confidentiel que d'envoyer une édition par email, email pouvant ensuite être forwardé.
En effet, pour consulter une édition en ligne, l'internaute doit également recevoir le lien d'accès d'un des destinataires. Qui plus est, alors que les emails relatifs aux différentes éditions restent consultables "à vie", seule une édition par newsletter peut-être consultée en ligne.
Pour rendre publique une édition d'une newsletter, il est nécessaire de sélectionner l'option "Public audience can see this newsletter" dans le coin supérieur droit de l'interface.
Ensuite, il faut sélectionner l'édition qui est en ligne.
L'édition en ligne est généralement la dernière publiée et est sélectionnée dans la liste de droite des éditions avec le bouton "Show Online" (cercle gris).
Un icône Antenne vert apparaît alors en regard de l'édition avec l'explication "Currently Online" apparaissant en survolant l'icône.
L'URL auquel on peut accéder à l'édition en ligne reste le même, quelque soit l'édition. Il peut donc être ajouté à liste des favoris de son navigateur.
Statistiques de consultation
Au sein de la table des newsletters, cliquez sur l'icône statistiques de la newsletter dont vous souhaitez obtenir les métriques de consultation.
Les statistiques de consultation sont-elles fiables?
Oui pour autant que le service de messagerie de vos destinataires renvoie bien un accusé d'ouverture. De même, de plus en plus de services de messagerie permettent la consultation d'un email en mode aperçu sans avoir à l'ouvrir. Il faut donc considérer que les statistiques de consultations présentées par Cikisi sont inférieures à la réalité. Votre veille a donc une plus grande visibilité!
J'ai supprimé par erreur un article d'une édition, comment procéder pour le faire réapparaître?
Si vous avez confirmé l'opération de suppression de l'article, il ne vous est plus possible de le voir au sein de la section de l'édition de laquelle vous l'avez enlevé. Par contre, vous pouvez dupliquer l'édition et travailler sur la version dupliquée qui possédera l'article. Effacez ensuite l'édition initiale. A noter cependant que vous aurez à recommencer les opérations de modification réalisées au sein de l'édition initiale telles qu'effacer des articles, changer l'ordre d'apparition des articles et modifier des articles (d'où l'intérêt d'opter pour la fonction "improve item" quand c'est possible plutôt que "edit item" au sein de l'édition)
Pourquoi je ne reçois pas les newsletters ?
Il est possible que vous ne soyez pas notifiés à la réception des alertes Cikisi parce que votre adresse mail ne reconnait pas l'adresse newsletters@cikisi-intelligence.com. Pour y remédier, il faut vérifier votre courrier indésirable, puis s’assurer auprès de votre service IT que cette adresse soit autorisée.