Créer une alerte - NEW module

Principes généraux de fonctionnement

Une alerte consiste en un ensemble de notifications envoyées par Cikisi vers un ou des utilisateurs enregistrés dans Cikisi.

• Les destinataires de la notification peuvent être des utilisateurs de tous les rôles (Administrator, Explorer, Analyst, Reader...)
• La notification est exclusivement envoyée par email
• La notification est réalisée au format HTML (pas d'option PDF)
• La notification est envoyée automatiquement, sans nécessiter d'intervention humaine
• Les articles présents dans la notification ne peuvent être modifiés au sein de celle-ci avant son envoi
• La notification envoyée n'est pas sauvegardée dans Cikisi

Les trois types d'alerte les plus fréquents

• Alerte créée à partir de recherches sauvegardées ne contenant pas de filtre lié à une métadonnée ajoutée humainement (collection, tag) - Dans un tel cas la sélection des articles présents dans une notification est réalisée automatiquement par Cikisi, sans intervention humaine.
• Alerte créée à partir de recherche(s) sauvegardée(s) contenant au moins un filtre lié à une métadonnée ajoutée humainement (collection, tag) - Ici, la sélection des articles à afficher dans la notification est réalisée conjointement par Cikisi et les utilisateurs
• Alerte créée à partir de collection(s) - La sélection des articles devant faire partie de la notification est sous le contrôle exclusif des utilisateurs

Choisir le bon mode de sélection des articles à notifier

Seuls les articles dont la date est postérieure à la date de la dernière notification seront présents dans la future notification. Par définition, la date de première notification est égale à la date de création de l'alerte.

L'utilisateur peut choisir comme date à considérer une des 3 suivantes :

• Date (estimée) de publication
• Date d’indexation (date de création dans Cikisi)
• Date d’ajout à la collection pour les collections ou date de création pour les recherches - c'est le mode dit "hybride"

Lorsque l’on opte pour la date de publication, certains articles peuvent ne pas être notifiés lorsqu’ils ont été publiés antérieurement à la dernière notification N mais ont été collectés (créés dans Cikisi) postérieurement à celle-ci.
Ils n’ont pas fait partie de la notification N puisqu’ils n’avaient pas encore été collectés et ne feront pas partie de la notification N+1 puisqu’ils n’auront pas été publiés postérieurement à la notification N. Vu la fréquence de collecte (60 minutes pour la plupart des sources), ceci arrive principalement avec les notifications ASAP et chaque heure. Il est également bon de rappeler que la date de publication n'est pas toujours affichée au sein de l'article ou n'est pas affichée sous un format reconnu par Cikisi (taux de reconnaissance de la date de publication par Cikisi: 98 %). Il est donc possible  dans quelques % des cas d'être notifié d'un article estimé comme ayant été publié récemment mais étant dans les faits plus ancien.

Pour des notifications exhaustives, on peut travailler avec la date de création de l’article. Dans ce cas cependant, la notification peut comprendre de articles avec de vieilles dates de publication mais ayant été collectés et créés postérieurement à la dernière notification.

Enfin, en travaillant avec la date d'ajout à la collection, on peut ainsi maîtriser ce qui fera partie de la future notification.

Création de l'alerte

Pour créer une nouvelle alerte, depuis le menu principal de gauche sélectionner le menu "Alerts".
Au-dessus à gauche de la table des alertes déjà créées, sélectionnez le bouton + bleu.

L'onglet "Settings" s'ouvre et vous permet de donner un nom et une description de votre alerte. Ces champs apparaitront au sein de votre table d'alertes.

Ensuite, choisissez une fréquence de notification :

• ASAP - Dès que possible (de l'ordre de 5 minutes)
• Horaire, journalière, hebdomadaire, mensuelle

A noter que pour les alertes journalières, il vous est possible de sélectionner les jours de notification. Ainsi, vous pouvez demander à ce que vos alertes ne soient envoyées que durant les jours de la semaine et pas durant le week-end.

Enfin, vous pouvez décider d'afficher ou non l'alerte au sein du portail de lecture.

Personnalisation du modèle de l'alerte

La personnalisation peut être réalisée au sein de l'onglet "Content" pouvant être sélectionné en haut à gauche de l'interface.
L'aperçu à droite vous permet de vous représenter le rendu de votre alerte (forme uniquement, pas le fond).

• Détails de l'email (Email Details) :
  • Alias de l'expéditeur
    • Si vide, le nom de votre client sera utilisé
  • Sujet de l'email
    • Si vide, le nom de l'alerte sera utilisé
• En-tête (Header)
  • Logo (situé en haut à gauche) ou Bannière (occupant toute la largeur du modèle)
    • Taille maximale du fichier pouvant être chargé : 2 MB
    • Formats acceptés : .png, .jpg, .jpeg
    • Si vide, le logo/la bannière de votre compte client sera utilisé
      • Si vide, le logo/la bannière Cikisi sera utilisé
• Introduction
  • Affichage ou non de la section d'introduction
  • Si affichage :
    • Affichage ou non de "Hello Prénom de l'utilisateur"
    • Affichage du texte d'introduction par défaut ou personnalisation de celui-ci
    • Affichage ou non des détails de l'alerte (créateur et fréquence)
    • Choix de la couleur du texte et de l'arrière plan de la section d'introduction
• Headlines
  • Affichage ou non des titres des sections (recherches/collections) et des titres des articles repris au sein de la notification
  • Si affichage, choix de la couleur du texte de ces titres
• Modèle d'affichage des articles
  • Affichage ou non des images des articles
    • Si image, option "crop" (rogner l'image pour qu'elle corresponde exactement à l'espace prévu pour l'image) ou "resize" (diminuer la taille L/H de l'image pour qu'elle corresponde au mieux à l'espace prévu pour l'image)
  • Choix de la couleur du titre des articles
  • Choix de l'affichage ou non de l'heure dans la date
  • Choix d'affichage de la description de l'article OU d'un extrait dans lequel Cikisi a retrouvé les mot-clés de la recherche sauvegardée
  • Choix de la couleur du texte de la description de l'article
  • Autoriser les lecteurs à suggérer des améliorations pour cette alerte
• Sélection des articles
  • Autorisation ou non d'affichage d'un même article au sein de plusieurs sections
  • Regroupement ou non des articles similaires au sein d'une même section (et même notification) - Choix du degré de similitude
  • Choix du mode de sélection des articles à notifier (cf. ci-dessus)
• Pied d'email (footer)
  • Ajout ou non d'un texte personnalisé en pied d'email
  • Affichage ou non du pied d'email réglementaire de Cikisi (Cikisi Warning Message)

Testez le rendu de votre modèle au sein de votre service de messagerie à l'aide du bouton "Send Alert Example "présent en haut à droite de l'aperçu.

Sélectionner les sections d'articles incluses dans les notifications

Sélectionnez les sections que vous souhaitez voir apparaître au sein des notifications email de votre nouvelle alerte en cliquant sur le bouton "Add section" situé en bas de l'aperçu. Une section peut être une collection ou une recherche sauvegardée.

Ensuite choisissez une couleur pour le titre de la section ainsi que pour son arrière-plan. Il vous est également possible de modifier l'ordre d'affichage des sections par simple "glisser-déposer".

Lorsque vos sections sont plusieurs collections, vous pouvez décidez de n'afficher au sein de la notification qu'une seule section regroupant les articles présents simultanément dans toutes les collections en sélectionnant l'option "apply AND operator" entre les collections.

Sauvegarder votre alerte!

Depuis la table de vos alertes, ajoutez les destinataires de votre alerte

Si vous laissez cette liste vide, l'alerte apparaîtra en rouge au sein de votre table.

Opérations autorisées au sein de la table des alertes 

• Editer une alerte pour la modifier
• Modifier la liste des destinataires
• Effacer une alerte
• Dupliquer une alerte (afin de conserver votre modèle)
• Consulter les statistiques de l'alerte (dates de notification, ouverture des alertes, etc.)
• Mettre l'alerte OFF (elle ne notifiera plus mais restera sauvegardée pour un emploi futur)

Envie de savoir quel sera le contenu de votre future notification?

Utilisez le bouton "Send Test Alert" présent en haut à droite de l'aperçu.

Questions fréquentes

• Pourquoi je ne reçois pas les alertes ?

  Il est possible que vous ne soyez pas notifiés à la réception des alertes Cikisi parce que votre adresse mail ne reconnait pas l'adresse alerts@cikisi-intelligence.com. Pour y remédier, il faut vérifier votre courrier indésirable, puis s’assurer auprès de votre service IT que cette adresse soit autorisée.